Egyre nagyobb kihívás a mindennapokban helytállni. Évről-évre pörgősebbé válnak a hétköznapok, teendők sora áll előttünk minden reggel, mikor a pihentető alvás után kinyitjuk a szemünket. Így nem is csoda, ha egy idő után úgy érezzük, kiégtünk a szerepünkben, muszáj lenne valamit váltani. Vannak azonban módszerek, segédeszközök, például mobilra telepíthető appok, amelyekkel kezünkbe vehetjük az irányítást mindennapjaink és terjedelmes to-do listánk felett. Ezeket szedtük össze cikkünkben.
Hatékonyságnövelő és kommunikációs appok
A hatékony munkavégzés szerves eleme az olajozott kommunikáció. Mivel a feladataink nagy részét nem elzárva, remeteként végezzük, azok másokra és mások időrendjére is befolyással bírnak.
Emiatt különösen fontos, hogy a velünk kapcsolatban álló családtagokkal vagy munkatársakkal megosszuk a feladatainkkal, teendőinkkel kapcsolatos információkat:
- Ha például már napokkal előre egyeztettük párunkkal, hogy ki megy el a gyerekért az iskolába, de valami közbejön, érdemes egy telefonhívással jelezni, hogy módosítani kell a másiknak a napirendjén.
- Ugyanez igaz a munkára is, főleg napjainkban, mikor a távoli munkavégzés és a home office egyre elterjedtebb a munkáltatók körében.
- Ilyenkor a munkanapok hatékony kommunikáció nélkül vaksötétben, füldugóval végzett légtornászatra emlékeztetnek – az eredmény tehát borítékolható.
Szerencsére a munkatársak online, akár kontinensekre egymástól is megszervezhetik a munkanapjaikat, közös megbeszéléseiket:
- A napi kommunikáció lehetséges olyan eszközökkel, mint például a Slack, amelyet kifejezetten az üzleti kommunikációra fejlesztettek ki.
- A kollégákkal itt úgy társaloghatunk, mintha a munkahelyünkön lennénk – hiszen külön szobákat hozhatunk létre csapatoknak, vagy a munkától független beszélgetéseknek is.
- Ráadásul Google Drive integrációval még automatizált értesítést is kaphatunk, ha egy közös mappába feltöltötte a kollégánk azt az anyagot, amin nekünk a nap hátralévő részében dolgoznunk kell.
- Ha esetleg kérdésünk, vagy megjegyzéseink vannak az elkészült anyaggal kapcsolatosan, mindössze egy gombnyomással indíthatunk hívást a kollégával, amibe mások is csatlakozhatnak.
Menedzsment appok – irányítsd a teendőid és az időd!
Mind az üzleti életben, mind a magánéletben fontos, hogy napi teendőink végére érjünk.
Ha még nem tettük, próbáljuk meg feladatainkat rendszerezni:
- Kezdjük azzal a napunkat, hogy összeszedjük a tennivalóinkat egy listába, ezután osztályozzuk őket fontosság és sürgősség szerint. (Erre az appok is lehetőséget adnak általában.)
- Így abban az esetben, ha nagyon zsúfolttá válik a napunk, tisztább képet kaphatunk arról, mit hova kell priorizálnunk.
- Értelemszerűen, ha valami fontos és sürgős is, akkor az élvezi a legmagasabb prioritást, ami után a sürgős, a fontos, illetve a nem sürgős és nem is fontos következik.
Ezeket a teendőket akár papíron, vagy appok segítségével is listázhatjuk:
- Ebben segíthet nekünk például a Todoist, amely az egyéni feladataink listázására tökéletes.
- Ha csapatszintű tervezésről van szó, akkor két üzleti szoftvert is tudunk javasolni:
- Az egyik a Trello, ahol csapattagjainkkal feladatokat ütemezhetünk és mozgathatunk állapotok – például to-do, folyamatban, ellenőrzés alatt, stb. – szerint.
- A másik pedig az Airtable, amellyel munkafolyamatokat rendszerezhetünk, teendőkre bonthatunk le és rendelhetünk a munkatársainkhoz.
Az időmenedzselő cheatcode: a pomodoro technika
A pomodoro módszert az 1980-as években fejlesztették ki. Lényege, hogy rövid időtartamokra, 25 percre összpontosítjuk a fókuszt, kizárólag egy feladat elvégzésére.
Annyira elterjedt, hogy applikációt is fejlesztettek már erre a módszerre, de okoseszközökkel akár mi magunk is a pomodoro technikára hangolhatjuk környezetünket:
- A Xiaomi íróasztali lámpáját például a kiterjesztett garanciás okostelefonunkkal beprogramozhatjuk arra, hogy a munka időtartamáig világítson, majd a szünet alatt villódzon.
- Így anélkül értesülünk a “munkaidő” végeztéről és a szünet kezdetéről, hogy akár csak egy pillanatra is az óránkra néznénk.
Pomodoro a gyakorlatban
A teendőinket 25 perces egységekben végezzük el, ami után 5 perces szüneteket tartunk. Eben a pomodoro technikára fejlesztett apppok is segítenek.
- Fontos, hogy a napi teendőket aszerint priorizáljuk, melyik a legnehezebb teendő a listán, hogy annak az elvégzése után már lejtmenet legyen a nap hátralévő része!
- Négy munkával eltöltött 25 perc után tartsunk egy hosszabb, 20 perces szünetet. Ezután térjünk vissza teendőinkhez, majd négy újabb 25 perces szakasz után szintén tartsunk hosszabb szünetet.
- Előfordulhat azonban, hogy valakinek a 25 percnyi munka, szakadatlan figyelem mellett sem elegendő.
- Ilyenkor igényeink szerint bővíthetjük az időtartamot.